Kao pružalac usluga Tele-istražnog revizija, vidio sam svoj priličan dio grešaka u ovoj oblasti. Revizija tele-istrage je ključni alat za preduzeća koja žele da procijene dobavljače, osiguraju usklađenost i ublaže rizike. Ali hajde da se suočimo s tim, stvari mogu krenuti naopako, a kada dođu, to može koštati vrijeme i novac. Dakle, u ovom postu na blogu, provest ću vas kroz neke uobičajene greške u provođenju revizije tele-istrage i kako ih možete izbjeći.
Loše planiranje
Jedna od najčešćih grešaka je loše planiranje. To je kao da isplovite bez karte ili odredišta na umu. U reviziji tele-istrage, to često znači nedefinisanje jasnih ciljeva. Šta tačno pokušavate postići ovom revizijom? Želite li provjeriti finansijsku stabilnost dobavljača, provjeriti njihovu usklađenost sa industrijskim standardima ili nešto treće? Bez jasnih ciljeva, završićete sa raštrkanom i neefikasnom revizijom.
Drugi aspekt lošeg planiranja je neopredjeljivanje dovoljno vremena i resursa. Revizija tele-istrage zahtijeva vrijeme za pripremu pravih pitanja, istraživanje cilja i analizu rezultata. Ako požurite kroz ove korake, možda ćete propustiti važne detalje. Na primjer, ako vršite reviziju potencijalnog trgovinskog partnera, morate znati o njegovoj poslovnoj istoriji, tržišnoj reputaciji i usklađenosti sa propisima. Možete pronaći više oRevizija trgovačke kompanijena našoj web stranici.
Neadekvatno istraživanje
Prije nego što započnete reviziju tele-istrage, trebali biste dobro razumjeti predmet. To znači istraživanje njihove prošlosti, poslovanja i svih relevantnih informacija o industriji. Mnogi revizori prave grešku upuštajući se direktno u poziv bez da urade svoj domaći zadatak.
Na primjer, ako vršite reviziju tvornice, trebali biste znati o njenom proizvodnom kapacitetu, mjerama kontrole kvaliteta i radnim praksama. Bez ovog osnovnog znanja nećete moći postavljati prava pitanja ili prepoznati crvene zastavice. Možete saznati više oRevizija tvornica i proizvođačana našoj web stranici kako biste dobili bolju ideju o tome šta tražiti.
Nestrukturirani intervjui
Obavljanje intervjua tokom revizije tele-istrage nije samo postavljanje nasumičnih pitanja. Treba ga strukturirati. Česta greška je neorganizovan proces intervjua. Ovo može dovesti do zabune i kod revizora i kod ispitanika.
Trebali biste unaprijed pripremiti listu pitanja, počevši od općih pitanja kako biste izgradili odnos, a zatim preći na konkretnija i pronicljiva pitanja. Takođe, nemojte se plašiti da pratite odgovore. Ako nešto ne zvuči kako treba ili ako postoje nedosljednosti, kopajte dublje. Na primjer, ako dobavljač tvrdi da ima visoku stopu kontrole, ali ne može pružiti dokaze, zatražite više detalja.
Prekomjerno – oslanjanje na samoizvještavanje
Prilikom obavljanja revizije tele-istrage, informacije koje je sagovornik pružio lako je uzeti za nominalnu vrijednost. Međutim, ovo je velika greška. Ljudi mogu imati razloga za preuveličavanje ili skrivanje određenih činjenica. Ne možete se osloniti samo na samoprijavljivanje.
Morate ukrštati informacije sa drugim izvorima. To može uključivati industrijske izvještaje, javnu evidenciju ili povratne informacije od drugih kupaca ili partnera. Na primjer, ako kompanija kaže da ima dugogodišnju reputaciju na tržištu, provjerite online recenzije i industrijske forume da vidite da li je to zaista tako.
Nedostatak praćenja
Kada se poziv revizije završi, posao se tu ne zaustavlja. Mnogi revizori griješe što ne prate nijedno pitanje ili pitanja koja su se pojavila tokom revizije. Ovo može ostaviti važne stvari neriješenim.
Ako ste identificirali potencijalne probleme ili područja koja trebaju dodatno pojašnjenje, trebali biste zakazati naknadni poziv ili zatražiti dodatnu dokumentaciju. Na primjer, ako je dobavljač spomenuo novi proizvodni proces, ali nije naveo detalje, zatražite više informacija o tome.
Ignoriranje kulturnih i jezičkih barijera
U današnjem globalnom poslovnom okruženju, revizije tele-istraga često uključuju rad s ljudima iz različitih kultura i jezičnih pozadina. Zanemarivanje ovih razlika može dovesti do nesporazuma i netačnih rezultata.
Na primjer, određene kulturne norme mogu utjecati na to kako ljudi odgovaraju na pitanja. U nekim kulturama može se smatrati nepristojnim reći "ne" direktno, pa ćete možda morati čitati između redova. Takođe, jezičke barijere mogu otežati efikasnu komunikaciju. Obavezno koristite jednostavan i jasan jezik, a ako je potrebno, koristite prevodioca.
Ne koristite prave alate
Postoji mnogo dostupnih alata koji pomažu u reviziji tele-istraga, ali neki revizori ih ne koriste. Na primjer, postoje softverska rješenja koja vam mogu pomoći da upravljate procesom revizije, pohranite podatke i analizirate rezultate.
Korištenje ovih alata može vam uštedjeti vrijeme i trud i poboljšati tačnost vaše revizije. Na primjer, alat za upravljanje podacima može vam pomoći da pratite sve informacije koje ste prikupili tokom revizije, što olakšava donošenje zaključaka i generiranje izvještaja.
Neuspješno arhiviranje i dokumentiranje
Odgovarajuća dokumentacija i arhiviranje su od suštinskog značaja za reviziju tele-istrage. Mnogi revizori ne vode detaljnu evidenciju procesa revizije, uključujući postavljena pitanja, primljene odgovore i sva zapažanja.
Ova dokumentacija je važna iz više razloga. Prvo, služi kao dokaz u slučaju bilo kakvih sporova ili pravnih pitanja. Drugo, može se koristiti za buduću referencu prilikom revizije iste kompanije ili sličnih kompanija. Pobrinite se da arhivirate sve relevantne informacije na siguran i organiziran način.
Zaključak
Provođenje revizije na daljinu je složen proces i postoji mnogo potencijalnih zamki. Međutim, ako ste svjesni ovih uobičajenih grešaka i poduzimate proaktivne korake da ih izbjegnete, možete provoditi učinkovitije revizije. Ako ste u procesu traženja izvora ili revizije dobavljača, svakako provjerite našeTele - istražna revizijausluge.
Tu smo da vam pomognemo da donesete informirane odluke i smanjite rizike. Ako ste zainteresirani da saznate više o tome kako možemo pomoći u vašim potrebama revizije, ne oklijevajte da nam se obratite za raspravu o nabavci. Bilo da ste mala ili velika korporacija, imamo stručnost da vam pružimo pouzdane i tačne rezultate revizije.
Reference
- Opće industrijsko znanje i iskustvo u oblasti revizije dobavljača.
- Interne smjernice najbolje prakse iz godina provođenja revizija teleistraga.
